Fiera: cosa stampare per lo stand, quando e dove

Se la fiera è nella tua città la domanda non si pone. Se arrivi da fuori, in treno o in aereo, conviene dividere il materiale in due: quello che si trasporta bene e quello che no.

• Il roll-up si trasporta male. È un oggetto lungo circa un metro, in aereo va in stiva, e un telo segnato sui bordi resta segnato. Stamparlo sul posto toglie il problema: si ritira montabile, con la sua borsa.
• Cataloghi e volantini pesano. Qualche centinaio di copie è un bagaglio a sé. Se li hai già stampati a casa, portane una parte e fai il resto sul posto quando sai quanti ne servono davvero.
• I biglietti da visita sono l'eccezione. Pesano poco e stanno in tasca: se li hai, portali. Se finiscono, si ristampano in giornata.
• I colori del marchio. Se sono critici, mandaci insieme al file uno stampato precedente o i riferimenti colore: ti diciamo prima di stampare cosa aspettarti.

Il modo che funziona meglio è mandare i file prima di partire: li controlliamo, ti diamo prezzo e orario di ritiro per iscritto e all'arrivo il materiale è pronto. Il roll-up si può ordinare anche online e prima di pagare vedi il giorno e l'ora da cui è pronto.

Il modo più semplice per non arrivare in fiera senza materiale è fare il calendario al contrario: si parte dal giorno dell'allestimento e si torna indietro, mettendo in fondo le cose più lente.

I tempi qui sotto sono quelli del nostro banco e contano solo i giorni di apertura, dal lunedì al venerdì. Partono dal file approvato, non dal primo messaggio: un file da correggere sposta tutto in avanti.

Non serve tutto. Serve una cosa che si veda da lontano, una che si lasci in mano e una che resti in tasca. Il resto dipende dallo stand.

• Roll-up (da € 150, struttura e borsa incluse). È quello che fa riconoscere lo stand dal corridoio. 85 × 200 passa ovunque, 100 × 200 dà più spazio alla grafica se lo stand è ampio. Uno basta per farsi trovare; due se lo stand ha due lati aperti.
• Banner in PVC (200 × 80 cm da € 90). Per il fronte del bancone o una parete: fino a 107 cm di altezza, lungo quanto serve, con gli occhielli per fissarlo. Prima di ordinarlo misura il bancone, non lo stand.
• Biglietti da visita (100 pezzi da € 15 solo fronte, € 20 fronte/retro). Tradizionali, su carta patinata. Uno per ogni persona allo stand, ciascuno con il proprio nome.
• Volantini (100 pezzi € 26, 1.000 pezzi € 160, carta patinata 150 g). Per chi passa e non si ferma: un messaggio, un'offerta, un QR code.
• Brochure o catalogo (a punto metallico, da € 0,20 a pagina in A5 a colori). Per chi si ferma e vuole capire: prodotti, prezzi, contatti.
• Poster A1 o A0 (da € 11 e € 15). Per un listino, una mappa dei prodotti o un messaggio da leggere fermi. Solo ritiro in negozio.

Non esiste un numero giusto per tutte le fiere, ma esiste un modo di sbagliare meno: conta le persone, non i giorni.

Stima quante persone pensi di fermare in una giornata buona, moltiplica per i giorni di fiera e tieni una scorta. Per i biglietti da visita il conto è per ciascuno di chi sta allo stand; per i volantini vale per tutto lo stand insieme, perché si danno anche a chi non si ferma.

Il prezzo aiuta a decidere. Sui volantini 100 pezzi costano € 26 e 1.000 costano € 160: a pezzo si passa da 26 a 16 centesimi. Conviene ordinare prima la quantità che sei sicuro di usare e tenere il file pronto: se finiscono a metà fiera, i volantini si ristampano in giornata.

L'eccezione è il catalogo. Costa a pagina e pesa in valigia: ne servono abbastanza per chi lo chiede davvero, non per tutti quelli che passano. A chi passa si dà il volantino.

Sono errori di file, non di stampa, e hanno una cosa in comune: in ufficio, sullo schermo, non si vedono.

• Il logo in fondo al roll-up. I primi 10-12 cm in basso restano dentro la base quando il telo è montato. Logo e contatti vanno più in alto, e il messaggio principale fra 120 e 180 cm da terra, all'altezza degli occhi. Il dettaglio è nella guida al file del roll-up.
• La grafica allargata da un formato all'altro. 85 × 200 e 100 × 200 non sono proporzionali: passando dall'uno all'altro senza rifare l'impaginazione, o si deforma o si taglia qualcosa ai lati.
• Il QR code mai provato. Prova a inquadrarlo con il telefono dalla distanza a cui lo guarderà un visitatore, e controlla che porti alla pagina giusta, non alla home.
• Testi senza abbondanza. Su biglietti, volantini e brochure servono 3 mm di abbondanza e i testi lontani dal bordo di taglio. Come prepararli è spiegato nella guida ai biglietti da visita.
• Il PDF che non è un PDF di stampa. Alta risoluzione e caratteri incorporati. Se hai solo un file da PowerPoint o un'immagine, mandacelo lo stesso: ti diciamo come esce prima di stampare, non dopo.

Il sabato e la domenica siamo chiusi. Molte fiere aprono di sabato o finiscono di domenica: se l'allestimento è il venerdì, il venerdì alle 19 è l'ultima ora utile per ritirare. La scorta per il fine settimana va presa prima. Il roll-up si può ordinare online anche nel weekend, ma la lavorazione parte alla riapertura del lunedì.

Se non puoi passare in negozio, spediamo con DHL all'indirizzo che ci indichi: la fiera, l'hotel o l'ufficio. Il costo della spedizione si aggiunge alla stampa ed è già nel preventivo. Prima di sceglierla, chiedi all'organizzazione come e quando ricevono i pacchi degli espositori. Vale per tutto tranne i poster, che sono solo ritiro.

Siamo a Roma Prati, in Via di Porta Castello 29, fra San Pietro e Castel Sant'Angelo. Non siamo accanto alla Fiera di Roma, che è a una ventina di chilometri verso Fiumicino: chi espone lì di solito ritira passando dal centro, la sera prima, oppure si fa spedire il materiale in fiera. Al banco si parla italiano e inglese.

Tempi, prezzi e il percorso in treno dalla Fiera sono nella pagina Stampe urgenti per la Fiera di Roma.