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Verifica PDF/A online
Il PDF/A è il formato che atenei, pubbliche amministrazioni e archivi chiedono per i documenti destinati a durare. Carica il file: in pochi secondi sai se è conforme e, se non lo è, che cosa esattamente lo rende non conforme.
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Nota: verifichiamo la conformità allo standard ISO 19005 (PDF/A). Ogni ateneo può richiedere un livello specifico.
Che cos’è il PDF/A
Il PDF/A è la versione “archiviabile” del PDF, definita dallo standard internazionale ISO 19005. Nasce da un problema concreto: un PDF normale può rimandare a risorse che stanno fuori dal file (un font installato sul computer, un’immagine remota, uno script) e fra dieci anni quelle risorse potrebbero non esserci più, o comportarsi diversamente. Il documento non si aprirebbe più com’era.
Per evitarlo, il PDF/A impone tre regole di fondo: tutto quello che serve deve stare dentro il file (a partire dai font, che vanno incorporati), niente elementi che cambiano nel tempo (JavaScript, contenuti multimediali, collegamenti a file esterni) e il colore va dichiarato con un profilo, perché lo stesso valore RGB su due schermi diversi non è lo stesso colore.
Le versioni: PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3
Sono tre generazioni dello stesso standard, ognuna un po’ più permissiva della precedente. La lettera finale indica invece il livello di conformità.
- PDF/A-1 (2005) è la più rigida: niente trasparenze, niente livelli. È ancora lo standard richiesto da molte pratiche telematiche della pubblica amministrazione.
- PDF/A-2 (2011) ammette trasparenze, livelli e compressione JPEG2000. È la scelta più comune oggi, e quella che chiedono molti atenei.
- PDF/A-3 (2012) consente di allegare al documento file di qualsiasi tipo. È la versione usata dalla fatturazione elettronica italiana.
- Livello “b” (basic) garantisce che il documento si veda sempre uguale nel tempo. Livello “a” (accessible) aggiunge la struttura semantica e i tag per l’accessibilità: è più difficile da ottenere e viene richiesto raramente.
Nella pratica, i livelli che vengono chiesti quasi sempre sono PDF/A-1b e PDF/A-2b.
Perché un PDF che sembra perfetto non passa la verifica
È la domanda che ci fanno più spesso al banco, di solito il giorno prima di una scadenza. La risposta è che quasi tutte le violazioni sono invisibili a schermo: il file si apre, si legge, si stampa benissimo, e intanto non rispetta lo standard. Queste sono le cause reali, in ordine di frequenza.
- Font non incorporati. Di gran lunga la più comune. Il documento usa un carattere che sul tuo computer c’è e nel file no. Succede spesso con i font di sistema e con quelli installati da terze parti.
- Colori senza profilo. Immagini in RGB e grafica in CMYK mescolate senza un profilo ICC dichiarato: lo standard non sa come interpretarle.
- Trasparenze in un file che dichiara PDF/A-1. Arrivano quasi sempre da un logo o da un grafico esportato da un programma di grafica.
- Elementi attivi: JavaScript, moduli compilabili, collegamenti a file esterni, contenuti audio o video.
- Cifratura o password, anche solo quella che impedisce la stampa. Il PDF/A non ammette protezioni.
- Metadati incoerenti: il file dichiara di essere PDF/A di un certo livello ma il contenuto non corrisponde. È il caso tipico dei file convertiti due volte da strumenti diversi.
Lo strumento qui sopra non si limita a dire sì o no: elenca le violazioni trovate, così sai che cosa correggere prima di rigenerare il file.
Quando serve il PDF/A
- Deposito della tesi di laurea. Quasi tutti gli atenei italiani chiedono il caricamento sul portale in PDF/A-1b o PDF/A-2b. Il livello esatto è nel regolamento di deposito del tuo corso.
- Pratiche telematiche dell’Agenzia delle Entrate. Diversi servizi accettano allegati solo in PDF/A, e il controllo avviene al momento dell’invio.
- Registro imprese e camere di commercio. Bilanci, verbali e atti vanno depositati in PDF/A: è uno dei contesti in cui lo standard è obbligatorio da più tempo.
- Conservazione a norma. I documenti che una pubblica amministrazione deve conservare per legge nascono in PDF/A proprio per garantirne la leggibilità nel tempo.
- Fatturazione elettronica con allegati, che usa PDF/A-3.
Se il file non è conforme
Nella maggior parte dei casi non serve rifare il documento: basta riesportarlo con l’opzione giusta dal programma con cui l’hai scritto, e poi ricontrollarlo qui. In Word il percorso è Salva con nome → PDF → Opzioni → “Conforme a PDF/A”; in LibreOffice è File → Esporta come PDF → “Archivio PDF/A”. L’esportazione automatica però non sempre basta, soprattutto quando il problema sono i font: il passaggio completo, con le varianti per Mac e per Acrobat, è nella nostra guida su come convertire un PDF in PDF/A.
Se stai preparando la tesi e il portale continua a rifiutare il file il giorno prima della scadenza, puoi anche passare in negozio a Roma Prati: lo guardiamo insieme e lo sistemiamo sul posto.
Domande frequenti sul PDF/A
Come faccio a sapere se un PDF è già in formato PDF/A?
Aprendolo non si capisce quasi mai: molti lettori mostrano una barra “questo file è conforme a PDF/A”, ma compare solo con alcune versioni e non dice quale livello. L’unico modo affidabile è passarlo a un validatore come quello qui sopra, che legge la struttura interna del file e riporta le violazioni una per una.
Che livello di PDF/A mi serve?
Per il deposito della tesi quasi tutti gli atenei chiedono PDF/A-1b o PDF/A-2b, ed è scritto nel regolamento di deposito. Per le pratiche telematiche di Agenzia delle Entrate e registro imprese lo standard di riferimento è di norma PDF/A-1b. Il nostro strumento verifica la conformità allo standard ISO 19005 (PDF/A-2b, con controllo 1b in alternativa).
Perché la verifica fallisce anche se il PDF sembra perfetto?
Perché quasi tutte le violazioni sono invisibili a schermo. Le due che vediamo più spesso al banco sono i font non incorporati nel file e i colori misti RGB/CMYK senza un profilo dichiarato: il documento si vede benissimo sul tuo computer, ma non rispetta lo standard e chi lo riceve può rifiutarlo.
Il mio file viene salvato o letto da qualcuno?
No. La verifica è automatica ed effimera: il PDF viene eliminato subito dopo il controllo, senza archiviazione e senza che nessuno lo apra.
Che differenza c’è fra PDF/A-1, PDF/A-2 e PDF/A-3?
Sono tre generazioni dello stesso standard, sempre più permissive. PDF/A-1 (2005) è la più rigida e non ammette trasparenze. PDF/A-2 (2011) accetta trasparenze, livelli e compressione JPEG2000. PDF/A-3 (2012) permette di allegare al documento file di qualsiasi tipo, ed è quella usata dalla fatturazione elettronica. La lettera finale indica il livello: “b” garantisce la resa visiva, “a” aggiunge la struttura semantica per l’accessibilità.
La verifica vale anche per documenti che non sono una tesi?
Sì: lo strumento controlla la conformità del file allo standard, qualunque sia il contenuto. Lo usano studenti per il deposito della tesi, ma anche chi prepara documenti per le pratiche telematiche, per il registro imprese o per la conservazione a norma.
Il PDF/A serve anche per la copia stampata?
No: il PDF/A serve solo per il deposito digitale. Per la stampa va benissimo un PDF normale, e possiamo stampare e rilegare la tua tesi dallo stesso file.