Scansione documenti: quanti dpi servono e quando serve l'OCR

È la domanda più frequente e la risposta non è «il massimo possibile». Una scansione a 1.200 dpi di un contratto non si legge meglio di una a 200: pesa venti volte tanto, si apre lentamente e non entra in una email.

La scala che usiamo al banco della scansione:

• 200 dpi — documenti di testo: contratti, fatture, dispense, corrispondenza. È lo standard per leggere a schermo, archiviare e allegare a una email. Un PDF di cento pagine a 200 dpi in bianco e nero pesa pochi megabyte.
• 300 dpi — documenti con fotografie o grafici, e tutto ciò che potrebbe essere ristampato. Se il file servirà a rifare una copia cartacea, 300 dpi è il minimo per non vedere la differenza.
• 600 dpi — fotografie, negativi, stampe d'epoca, originali di pregio da conservare. Qui il dettaglio in più si vede davvero, ed è il caso in cui il peso del file è un prezzo che vale la pena pagare.
• Oltre i 600 — solo per riproduzioni artistiche o quando bisogna ingrandire molto un dettaglio. Fuori da quei casi, è spreco.

Colore, grigio o bianco e nero. Un testo nero su carta bianca in bianco e nero pesa pochissimo ed è perfettamente leggibile; la scala di grigi serve quando ci sono foto o timbri che si perderebbero; il colore quando il colore è informazione — una firma blu che deve distinguersi da una fotocopia, un grafico, un evidenziatore. Scegliere il bianco e nero "per risparmiare spazio" su un documento con una firma a penna blu è l'errore che poi obbliga a rifare tutto.

Una scansione normale è una fotografia della pagina: si vede, ma il computer non sa che lì c'è del testo. Non puoi cercare una parola, non puoi copiarne una frase.

L'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) aggiunge sotto l'immagine il testo riconosciuto: la pagina resta identica all'originale, ma diventa ricercabile e copiabile. Su un archivio di trecento pagine è la differenza fra trovare un nome in due secondi e sfogliare tutto.

Quando serve davvero: archivi da consultare, contratti in cui cercare una clausola, dispense da cui copiare passaggi, documenti che finiranno in un gestionale, e tutto ciò che deve essere accessibile a chi usa un lettore di schermo.

Dove l'OCR sbaglia, ed è bene saperlo prima:

• La scrittura a mano — non la legge, salvo eccezioni fortunate. Un modulo compilato a penna resta un'immagine.
• I timbri e le firme sovrapposte al testo — confondono il riconoscimento proprio nelle righe che di solito contano di più.
• Le scansioni storte o sbiadite — l'OCR è sensibile all'inclinazione: un originale messo dritto vale più di qualsiasi correzione dopo.
• Le tabelle complesse — il testo lo prende, la struttura no: le colonne possono uscire mescolate.
• I caratteri antichi o le lingue con alfabeti diversi — vanno verificati caso per caso.

Regola pratica: l'OCR non sostituisce la verifica. Su un documento che conta — un atto, una perizia — il testo riconosciuto va riletto, perché un carattere sbagliato in un numero non si vede ma cambia tutto.

Il PDF normale va benissimo per scambiare un documento, allegarlo a una email, mandarlo a un collega.

Il PDF/A è un PDF con regole più severe, pensato per l'archiviazione a lungo termine: incorpora tutto ciò che serve a riprodurre il documento — caratteri compresi — e vieta quello che nel tempo potrebbe non funzionare più, come i contenuti dinamici o i collegamenti a risorse esterne. Un PDF/A aperto fra vent'anni si vede ancora come oggi.

Quando serve il PDF/A: depositi presso enti pubblici, pratiche edilizie, atti, conservazione a norma, tesi di laurea in molti atenei. In quei casi non è una preferenza: è un requisito, e un PDF normale viene rifiutato dal sistema che lo riceve.

Se non sei sicuro che il tuo PDF sia davvero conforme, puoi verificarlo gratis — oppure portacelo e lo controlliamo insieme. È un controllo di trenta secondi che evita di scoprire il problema alla scadenza.

Un'ultima nota sul peso. Un PDF di duecento pagine a colori a 300 dpi può superare i 100 MB e non passa in una email. Se il file serve solo da leggere, si può ridurre; se serve per ristampare, no. Diccelo quando ordini: la scelta si fa prima della scansione, non dopo.

Non tutto si mette in un alimentatore automatico, e forzare è il modo più rapido per rovinare l'originale.

I volumi rilegati si scansionano a libro aperto, sul piano. La conseguenza da mettere in conto: la parte vicino alla piega arriva leggermente curva e più scura — è fisica, non un difetto della macchina. Se il libro può essere sacrificato, smontare la rilegatura dà una scansione perfetta e molto più veloce; se non può, si lavora pagina per pagina e ci vuole tempo.

Le tavole e le planimetrie fino all'A0 si scansionano al plotter: qui il costo si calcola come per la stampa, € 5 al metro. Vale la stessa attenzione della stampa tecnica: se la tavola serve per essere misurata, la scala va dichiarata e verificata.

I documenti fragili o antichi — carte assottigliate, fogli con nastro adesivo invecchiato, fotografie che si arricciano — vanno guardati insieme prima. A volte la soluzione non è l'alimentatore ma il piano, con più tempo e più cura.

Gli originali spillati o rilegati a spirale: vanno smontati per usare l'alimentatore, e questo va deciso da te. Noi non togliamo punti o spirali senza chiedere, perché non sempre l'originale può tornare com'era.

Sulla riservatezza: i documenti restano in negozio il tempo della lavorazione, il file lo mandiamo a te e non lo teniamo oltre il necessario. Se ci sono dati sensibili — cartelle cliniche, atti, documenti di identità — dillo, così li trattiamo di conseguenza.